9月21日至25日，由文化部与省政府主办的第三届中国―中东欧国家文化合作部长论坛在杭州市举行。来自浙江大学城市学院会展、英语、商务英语等专业的十余名师生参与了为期近3个月的论坛服务工作。这是继B20杭州峰会后，城院学子第二次以工作团队形式挂职参与重大会议的会务工作。

由于论坛会务工作涉及外事接待，启动伊始就给了大家一个难题：中东欧国家数量众多，但多数同学乃至工作人员对于这些国家的背景知识都不甚了解。因此，大家必须从熟悉各国国旗与文化习俗、宗教信仰等基本方面入手。　　

工作团队的学生负责人、会展1402的蒋芳芳在论坛工作中分属于礼宾接待组。工作前期，她组织大家搜集、整理并制作了中东欧十六国的文化资料，增进大家对这些国家文化的了解，为日后的工作打下扎实基础。在两个月的筹备期中，礼宾组始终忙碌于资料的收集和汇总。

“天下难事，必做于易；天下大事，必做于细”，回忆起工作的繁琐，蒋芳芳依然清晰记得整理过的每一份数据：“筹备期间，我的电脑里单单是嘉宾信息表就有63份更新文件。搜集汇总资料说起来是小事，实际上需要很大的耐心，要核对每一位嘉宾的姓名，每一个英文字母！”而制证组中，英语1502唐佳迎也在另一番工作中经历了耐心与恒心的历炼，“制证数量非常大，足足有八九百张。我们要从各个部门信息收集大量信息，有时还可能是混乱无序的，然后分条目一一核对，需要十分细致才能准确无误地完成工作。”

与以往会议形式有所不同的是，此次论坛除半天的会议外，大部分时间以各国部长参观体验为主要内容，大大增加了准备工作的难度。论坛配套活动组的会展1401朱钰儿负责了论坛四天配套活动的提前踩点工作。从整理并编辑材料、打印复印制作会议资料、会议签到，到联系各个配套活动点、通知会议时间、实训方案及反馈、会议票务等等工作都需要一一落实。从西湖到西溪湿地再到阿里巴巴梦想小镇，每次要跑7、8个站点，十余公里的路程。行程踩点的工作一共进行了4、5次，工作组常常顾不上吃饭。会展1402王俊豪说：“常常凌晨两三点才能躺下休息，但为了早晨八点准时出现在会场参加工作，第二天还是会早早地六点就起床。”

谈及学生团队的工作，带队老师学院会展研究发展中心陈楠老师赞赏有加：“尽管工作初期主办方仅仅交给同学们一些简单零碎的工作，但每一次团队都尽心尽力、臻于完美地做出优秀的反馈，之后便有越来越多的核心任务交由我们的学生团队完成。出现任何小的问题大家都及时沟通解决，整体工作得到了主办方的一致认可。”

随着工作任务逐渐繁重，大家的临场应变能力也不断增强。蒋芳芳对于马其顿代表团到访时的情景至今记忆犹新：“现场指挥部有一个座机电话一直无人接听，我随手接起电话时马其顿代表团的组长告诉我嘉宾即将抵达酒店，第一次转告相关负责人时我一问三不知，没问清楚是部长还是大使、着装如何，甚至不知道还有多久会到，难以落实相应礼遇接待。赶紧又再三向对方确认了信息，再次反馈。”正是因为这样认真负责、没有丝毫懈怠的工作态度，她也取得了指挥部的信任，担任起了信息传达工作，通过最高权限对讲机实时交接各代表团的抵离迎送工作。

　　论坛圆满落幕之际，学院派出的学生团队得到了主办方的一致好评。所有同学在整个过程中充分发挥团队合作精神，攻坚克难，在工作岗位上尽职尽责的同时，专业能力与职业素养也得到了充分历练。